Mengapa Memilih outsource Pengelolaan Gudang (Warehouse)

Mengelola core business perusahaan jauh lebih penting dibandingkan sapabila manajer perusahaan sibuk memikirkan dan melakukan aktivitas logistik produk yang sebenarnya dapat diserahkan kepada pihak diluar perusahaan. Memberikan pekerjaan atau menggunakan sumberdaya pihak luar untuk melaksanakan salah satu aktivitas yang berkaitan dengan core business ini biasanya disebut outsources.

Dalam pengelolaan aktivitas logistik, meng-outsource suatu pekerjaan kepada pihak diluar perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi manajemen sehingga fokus terhadap permasalahan internal perusahaan menjadi jauh lebih baik. Disamping itu masih terdapat beberapa keuntungan lain, diantaranya :

• Menghindari timbulnya biaya yang tidak penting karena pengelolaan yang salah atau karena perusahaan belum memiliki keahlian yang cukup untuk melakukan pekerjaan dari suatu pekerjaan yang tidak terkait langsung dengan core business atau core product tersebut secara efektif dan optimal seperti mengelola aktivitas distribusi produknya.

• Kurangnya pengalaman perusahaan dalam bidang tertentu untuk menentukan keuntungan yang benar-benar signifikan diarea pemasaran lain yang baru dapat dibantu oleh perusahaan lain yang sudah ahli dan berpengalaman.

• Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari persaingan yang lebih kompetitif diatas para pesaing melalui pemanfaatan perusahaan lain yang professional dalam rantai supply.

• Menghindari adanya pengeluaran biaya modal untuk peralatan, software dan infrastruktur dalam bentuk initial cost maupun fix cost dan overhead cost.

• Keuntungan dari daya beli transportasi perusahaan lain yang mengelola logistik dan pergudanganan (warehousing).

• Meningkatkan pengembangan dan pengaturan bisnis perusahaan melalui proses supply chain.

• Perusahaan dapat memanfaatkan jaringan (network) yang dimiliki oleh perusahaan yang mengelola pergudangan.

• Mengambil manfaat dari fitur layanan lain yang diberikan oleh perusahaan pergudangan.

• Memperpendek jangkauan komunikasi produk dengan konsumen, dan memberikan manfaat bagi konsumen dalam kepastian kualitas produk yang bergaransi.

• Mempersingkat jangkauan distribusi yang harus diawasi langsung oleh perusahaan pemilik produk.

Tidak jarang keberhasilan dalam memenangkan persaingan yang dilakukan oleh suatu perusahaan merupakan andil yang tidak bisa dipungkiri dari adanya perusahaan-perusahaan lain dibelakangnya. Oleh karena itu acap kali kita salah menilai, bahwa pekerjaan yang diperankan oleh pihak luar tidak selamanya membebani perusahaan.

3PL : Third Party Logistics

Dalam manajemen bisnis suatu perusahaan, diperlukan pengendalian terhadap seluruh biaya yang dipakai untuk memindahkan barang-barang hasil produksi ke sales chanel atau distributor sebagai perpanjangan organisasi dilevel paling akhir dan paling dekat dengan konsumen. Mengapa demikian? Jawabannya adalah bila tidak terkendali, maka harga produk yang sampai ke tangan konsumen akan menjadi lebih mahal dari yang seharusnya dan tentunya ini akan mengurangi daya saing penjualan produk tersebut.

Sebelum dijelaskan aktivitas pemindahan produk jadi untuk dijual oleh masing-masing distributor, ada baiknya kita cermati terlebih dahulu aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, mulai dari perencanaan produk (Procurements), aktivitas produksi - atau produk setengah jadi (Production), pengemasan (Packaging) dan terakhir adalah aktivitas distribusi (Distribution). Dari rangkaian aktivitas yang disebutkan, beberapa aktivitas melibatkan aktivitas logistik.

Perencanaan Produk dan Proses Precurements

Terlepas dari merencanakan produk apa, bagaimana design dan kegunaan produk tersebut, hal yang tidak kalah pentingnya adalah apa dan bagaimana mendapatkan bahan baku (raw material-procurements) untuk produk yang akan dijual. Selanjutnya, setelah mendapatkan bahan baku perlu dipertimbangkan apakah bahan baku -barang setengah jadi tersebut harus dipindahkan dari lokasi sumber bahan baku ke tempat pengolahan (pabrik). Berapa biaya yang diperlukan, waktu yang optimal dan sistem informasi ketersediaan bahan baku di gudang dan lain-lain. Disinilah peran manajemen logistik yang biasa disebut Downstream Activity.

Proses Produksi

Tidak jarang dalam proses membuat produk, pabrik membutuhkan bahan setengah jadi yang tidak bisa dihasilkan oleh pabrik sendiri. Ada pula, dengan pertimbangan biaya yang lebih efektif, perusahaan menggunakan jasa pabrik lain hanya untuk menambahkan unsur tertentu pada produk, baru kemudian dilanjutkan oleh pabrik sendiri. Sebagai contoh, manufaktur tekstil mengirimkan produknya ke perusahaan maklon lain dan mengirimkan kembali produk setengah jadinya ke pabrik perusahaan. Contoh lain pabrik mengirimkan produknya secara curah sebelum dikemas untuk dibungkus dan dikemas oleh perusahaan yang khusus melakukan pengemasan sebelum dikirimkan ke gudang miliki perusahaan untuk proses distribusi. Dan masih banyak perusahaan penghasil produk yang lain melakukan hal yang sama untuk menyelesaikan proses produksinya. Disinilah peran manajemen logistiknya.

Pengemasan dan Distribusi

Setelah suatu produk selesai dibuat oleh pabrik, selanjutnya adalah bagaimana menyampaikan produk tersebut dengan kemasan yang baik sebelum sampai kepada distributor dan konsumen. Tentunya produk harus dikemas semenarik mungkin dan aman dari kerusakan pisik maupun kimiawi. Dalam proses pengemasan dan selanjutnya aktivitas distribusi produk, disinilah peran manajemen logistiknya, yang biasanya disebut Upstream Activity.

Seringkali perusahaan mengadakan satu bagian khusus yang mengelola logistik dan distribusi pada level top maupun middle management. Tak lain hal ini dimaksudkan agar aktivitas logistik dan distribusi memegang peran yang sangat penting. Bukan hanya sekedar proses memindahkan barang, yang lebih penting lagi adalah pengelolaan arus barang yang akan dijual dapat terus terjaga, dapat dilakukan perencanaan yang selaras dengan ketersedian bahan baku, dan ketersediaan produk jadi yang siap untuk dijual serta terkendalinya biaya logistik dan distribusi yang secara langsung dirasakan oleh konsumen.

3rd Party Logistics

3PL logistics merupakan aktivitas yang memanfaatkan sumberdaya dari luar yang berhubungan dengan aktivitas logistik dan distribusi termasuk juga memberikan kontribusi dalam perencana suatu bisnis proses sebuah perusahaan.

Sebuah provider 3PL adalah pihak diluar perusahaan (outsources) yang mengelola seluruh atau satu bagian penting yang diperlukan oleh organisasi dalam bentuk penyediaan transportasi, penyediaan lokasi dan terkadang sebagai pihak yang melakukan aktivitas konsolidasi produk. 3PL digambarkan suatu bisnis yang didukung oleh satu atau lebih perusahaan jasa logistik yang bervariasi dengan jenis jasa seperti pergudangan umum, pergudangan dengan kontrak jangka panjang, manajemen transportasi, manajemen distribusi dan jasa freight forwarding.

Adapula yang berpendapat bahwa third party logistics itu adalah sebuah aktivitas dimana pemilik barang (the client company) mempekerjakan berbagai elemen sumberdaya luar dari rantai supply (supply chain) ke dalam satu 3PL company yang mampu mengelola fungsi-fungsi pengurusan barang seperti pabean dan bea masuk, freight forwarding (inbound and outbond to client customers), distribusi dan penyelesainnya (reporting and IT).

Third party Logistics juga didefinisikan secara bervariasi tergantung kesepakatan atau kontrak diantara perusahaan yang berhubungan dengan jasa logistik atau dengan bahasa sederhana 3PL merupakan organisasi yang mengintegrasikan, mengkoordinasikan dan mengelola fungsi-fungsi untuk memperlancar penanganan sumber daya (ketersediaan bahan baku dll), kelancaran proses produksi (ketersediaan bahan setengah jadi dan bahan pendukung) dan kelancaran distribusi produk jadi yang akan dijual.

Dengan melibatkan pihak eksternal perusahaan untuk melakukan pekerjaan tertentu yang berkaitan dengan logistiknya, perusahaan memiliki bargaining untuk menekan biaya logistik yang melekat pada produk dan pada gilirannya dapat menekan harga jual produk untuk memenangkan persaingan pasar. So, salah satu biaya yang dapat selalu dilakukan langkah efisiensi adalah biaya logistik, tentunya dengan terus melakukan strategi agar pada titik jumlah volume tertentu, biaya logistik dapat mencapai pada titik yang paling optimal.

Logistics Never Die

Aktivitas logistik tak pernah mati, itulah makna dari judul posting ini. Mengapa? Begini kira-kira ceritanya :)

Sejak manusia ada dialam semesta bumi-pen. aktivitas logistik telah dilakukan hingga saat ini, bahkan sangat mungkin dilakukan sampai akhir dunia. Apa yang menjadi aktivitas logistik sehingga selalu mengikuti aktivitas manusia yang lain?

Logistik secara gamblang merupakan aktivitas memindahkan sesuatu benda dari suatu tempat ke tempat yang lain dengan berbagai alasan yang menjadi tujuan pemindahan benda tersebut. Sudah barang tentu, dalam aktivitas memindahkan sesuatu tersebut memerlukan media atau alat yang relevan dan sesuai dengan volume, berat dan karakteristik bendanya. Lazimnya, alat yang digunakan disebut alat transportasi.

Dalam perkembangannya, logistik memerlukan pengelolaan tersendiri sehingga memunculkan apa yang disebut dengan Manajemen Logistik. Sengaja mencuplik dari Wikipedia, Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengkontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar.

Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.
Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, dan pemaketan.

Bayangkan bila kebutuhan manusia diberbagai pelosok dunia tidak didukung oleh manajemen logistik yang handal. Arus barang akan tersendat dan manusia akan jauh menggapai ketentraman dan kemakmuran.